Como Criar Tarefas no Runrunit a partir de Eventos no Google Agenda

Saiba como automatizar o processo para que, 6 ou 15 minutos antes do início de um evento no seu Google Agenda, automaticamente seja registrada uma tarefa na sua conta do Runrunit! Útil quando você possui reuniões constantes e precisa registrar as horas destinadas à elas no sistema.

1. Entre em https://zapier.com e preencha os campos com seu e-mail, Primeiro, último nome e senha de sua escolha. Ou clique em “Sign Up With Google” para realizar o cadastro com uma conta Google sua (por exemplo, caso você tenha Gmail)
   
2. Após autenticado clique no botão do canto direito superior “Make a Zap!”.
   
3. Comece a digitar Google Calendar e clique no ícone do Google Agenda
   
4. Existem algumas opções de escolha de gatilho. Recomendo a “Event Start” para não serem criadas várias tarefas no Runrunit de reuniões que são posteriormente apagadas ou reagendadas. Com essa opção, podemos definir de a tarefa ser criada 15 minutos antes de um evento aceito começar, por exemplo. Acho a melhor opção de todas, pois se ele for apagado antes ou reagendado, nenhuma tarefa é criada no Runrunit. Clique no botão azul “Save+Continue”
5. Clique no botão azul “Connect”
   
6. Abrirá um pop-up (preste atenção se ele não foi bloqueado pelo seu navegador!) para que você autentique-se com a sua conta Google a qual quer puxar os eventos do Google Agenda. Escolha a sua conta, digite a sua senha e clique no botão azul “PERMITIR”
   
7. Após a conexão, a janela fechará e na outra aparecerá sua conta selecionada e o botão cinza “Test”. Clique no botão “Test”
   
8. Sendo o teste um sucesso, ele ficará verde e aparecerá a mensagem “Success!”. Agora, clique no botão azul “Save + Continue”:
   
9. Escolha a qual agenda você quer se conectar para coletar os eventos aceitos e criar tarefas no Runrunit a partir deles.
   
10. Em “Time Before” determine a quantidade do tempo quer que o evento seja disparado. Em Time Before (Unit) a unidade do tempo. O padrão é minutos. No exemplo abaixo, temos a configuração de disparar o gatilho 15 minutos antes do início de um evento.Você também pode preencher em “Search term” uma palavra para que o gatilho seja apenas disparado se o evento possui-la. É opcional.Estando tudo ok, clique no botão azul “Continue”
    
11. Sample
    
12. Cheque se há um evento recente criado (se não, crie um em seu Google Agenda para começar daqui a 30 minutos) e se as configurações resumidas na tela estão corretas. Clique em “Fetch & Continue”
    
13. “Test Successful”, clique em “Continue”
    
14. Selecione o Runrunit
    
15. Selecione “Create Task” para configurar a criação de uma nova tarefa de acordo com o gatilho do Google Calendar, e então clique no botão azul “Save+Continue”
    
16. Clique em “Connect” para conectar a sua conta do Runrunit
    
17. Abrirá um popup para que identifique-se na sua conta do Runrunit. Faça login.
    
18. Após fazer login, abrirá o dashboard do Runrunit. Feche o popup e clique de novo no botão azul “Connect” do passo 16. Clique em “Autorizar”
    
19. Clique em “Test”
    
20. Clique em “Save+Continue”
21. Define qual será o título da tarefa do runrunit. Minha sugestão é pegar o Summary do evento do Google Agenda, o que corresponde ao título do mesmo.
    
22. Descrição pegue “Description” do Google Agenda
    
23. Preencha os demais campos obrigatórios
    
24. Vai aparecer o botão azul “Continue” no final da página. Clique nele.
    
25. Clique em “Send test to runrunit”
    
26. Finish
    
27. Nomeie e ligue. Pronto!
    

Sugestão de sempre checar o projeto “Reuniões” no Runrunit para mover as tarefas de forma coerente aos seus clientes associados.

Luisa Ambros

MBA em Marketing e Branding e graduada em Design, trabalhou por 10 anos prioritariamente como gerente de projetos de agências de marketing digital e performance, já foi diretora de operações e sócia.

Tem experiência também com atividades comerciais, de controle de qualidade, atendimento, planejamento e fez especializações em gestão de processos, gestão financeira, experiência do usuário, design e linguagens de desenvolvimento web.

É diretora financeira e sócia do Fallen Tattoo Studio em Salvador, associada Jeunesse, palestra, escreve conteúdos para este site e outros que possui, e presta consultoria em gestão e otimização de processos principalmente para agências digitais. LinkedIn | Instagram

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