Quando estou mapeando os serviços de uma agência de marketing digital, para saber os custos e precificar as entregas, eu sempre consulto a equipe operacional.
Caso o tempo de atividade não esteja já sendo mensurado por algum gerenciador de tarefas, essa é a que encontrei ser a melhor forma hoje de calcular isso, através da mensuração do custo hora/homem. 👍
A questão é que sempre que pergunto quanto tempo é necessário para a realização de uma tarefa, ouço: “Depende”.
Existem questões que influenciam, que vou falando ao longo do texto.
Importante primeiro entender a diferença entre “Tempo de execução” e “Prazo”.
Tempo de Execução x Prazo
O TEMPO DE EXECUÇÃO são os minutos dedicados exclusivamente àquela atividade, e enquanto a pessoa está ativa nela, sem interrupções.
O PRAZO está relacionado às datas de entrega, que podem depender do que foi previsto no projeto e acordado entre os stakeholders/entre as partes interessadas.
Tempo de Execução: Calcule Corretamente
O TEMPO DE EXECUÇÃO deve ser calculado como se o recurso/a pessoa estivesse trabalhando nas “condições ideais de temperatura e pressão”. ;) Ou seja, sem interrupções e somente dedicada àquela atividade.
A entrega “30 Publicações do Mês para o Instagram”, por exemplo, inclui as seguintes atividades que podem ser feitas por diferentes recursos/pessoas e cada uma tem um tempo média de execução:
Planejamento (Planejamento): 2h+20min de ajustes = 2h20
Criação das legendas (Redator): 1h30 + 20min de ajustes = 1h50
Criação das artes (Designer): 3h+30min de ajustes: 3h30
Comunicação com o Cliente (Atendimento ): 1h
Somando tudo, temos o total do tempo de execução de 8h40 (2:20+1:50+3:30+1:00).
Para chegar aos valores, questionei a cada responsável de cada área, que realmente faz a atividade, orientando sobre o que efetivamente é o tempo de execução (que é diferente de prazo), além de ter observado na prática para validar.
Você ou sua equipe tem dificuldade em estimar o tempo de execução de uma tarefa?
Fique atento! Isso pode ser um sintoma de:
Muitas interrupções de pauta (que é sintoma de outras questões também, como falta de planejamento com antecipação, por exemplo)
Pouco conhecimento do processo o qual está inserido
Falta de conhecimento da diferença de tempo e prazo
Sobre a diferença do tempo de execução com o prazo, basta mostrar os exemplos daqui e do próximo tópico. :)
Determinando o Prazo da Tarefa
O PRAZO está condicionado à pauta de cada um. Também, costuma depender dos tempos de espera de aprovação e as datas que foram acordadas no projeto.
Por exemplo, para entregar a pauta de 30 dias de publicações para o Instagram, o prazo vai depender possivelmente do seguinte:
Planejamento: 2 dias
Aprovação do Cliente: 2 dias
Criação das Artes e Legendas: 4 dias
Revisão do Cliente: 2 dias
Ajustes: 2 dias das Artes e Legendas: 2 dias
Aprovação do Cliente: 2 dias
Agendamento das Publicações: 2 dias
Prazo estimado da entrega “30 Publicações do Mês para o Instagram”: 16 dias.
Perceba uma questão: Embora o agendamento das publicações de 30 dias possa ocupar apenas 1h, por exemplo, o prazo de 2 dias é prevenindo urgências que possam ocorrer e ocupar a disponibilidade do responsável por isso. ;)
Compartilhe o cronograma e o processo com o cliente, para que ele entenda que é uma parte essencial do cumprimento do prazo!
Observação: Eu agrupei a criação de arte e legendas, que podem ser feitas em paralelo – ou não. Você pode pedir para o designer só fazer a arte depois do redator fazer as legendas ou vice-versa, e isso aumentará mais o prazo.
Super Dica: Otimize Tempo com Entregas de um Período Maior
Normalmente conseguimos otimizar o tempo se fizermos entregas bimestrais, trimestrais ou até maiores.
Se o conteúdo for sempre ever green (sempre verde, sempre útil, atemporal) e relativas à datas sazonais e comemorativas já previstas, não é um problema.
Contudo, se houver a necessidade frequente de publicar sobre assuntos do momento, pode-se reservar para parte do conteúdo ser feito em um período menor.
Por exemplo: 25% do total pode ser feito quinzenalmente ou sob demanda (e ser acordado, por exemplo, no mínimo 2 dias da demanda à publicação, para não sair uma coisa torta).
Sempre mensure a quantidade das entregas para não fazer a mais e acabar trabalhando de graça!
Use Critérios para Obter o Tempo Médio
Quem faz parte da operação e literalmente desenvolve a atividade, é quem tem mais prática para saber o real tempo de execução dela.
A questão é que sempre que pergunto quanto tempo é necessário para a realização de uma tarefa, ouço: “Depende”.
Sim, existem vários fatores que influenciam no tempo de entrega.
Veja o que eu mais ouço quando eu pergunto “Depende de quê?”:
Da disponibilidade de pauta
Qual o Cliente da demanda
Quais as características daquele projeto
Qual o profissional alocado na atividade
Contudo, isso não deve ser motivo para impedir a mensuração do tempo médio.
Veja como dissolver item a item:
Disponibilidade de Pauta
Como falei anteriormente, tempo de execução é diferente de prazo! Logo, a “disponibilidade de pauta” não interfere no tempo de execução.
Se você não entendeu, leia a seção anterior “Tempo de Execução x Prazo”.
Profissional Alocado na Atividade
Ouço isso dos gestores, e é verdade: Vai variar o tempo de execução de um estagiário em relação à um profissional sênior/com anos de experiência.
O que fazer? Considero duas opções:
Fazer uma média: somar o tempo dos dois e divide por dois, para multiplicar também pelo custo médio
Considerar o pior cenário: Usar o maior tempo possível (provavelmente o do estagiário) com o maior custo possível (provável que o do profissional sênior). Lembrando: é o tempo dedicado á atividade, não o prazo – então não depende da pauta dele!
Importante: Se a tarefa será feita SEMPRE pelo estagiário, considere esse tempo. Se pode ser feita pelo colaborador sênior, considere o custo dele, que é o mais alto.
Qual o Cliente da Demanda
Existem clientes mais carentes, demandantes, críticos, e os que são mais tranquilos.
Da mesma forma com foi feito o cálculo do profissional alocado na atividade, podemos fazer uma média ou considerar o pior cenário.
Para não correr riscos de prejuízos, costumo aqui considerar o pior cenário.
Ou seja, na dúvida, prever que teremos sempre a solicitação de muitos ajustes e que podem ocupar mais x minutos de cada pessoa por cada entrega.
Critérios: Quais as Características Daquele Produto ou Projeto
Para chegarmos à uma média de tempo de execução e esse número ser consistente, precisamos definir critérios. Ou seja: ponto de partida/características daquele tipo de entrega ou que aquele projeto tem.
Exemplo: Perceba que na entrega que descrevi, falei “30 Publicações do Mês para o Instagram”.
Só pelo título temos a clareza da Quantidade (30) e o Tipo de Tarefa (Post para a Rede Social Instagram).
Para quem já trabalha com isso, já espera-se algumas coisas, como a criação de uma arte de até 1080x1350px e uma legenda com um texto não mais que 2.200 caracteres.
Isso podem ser usados como critérios!
E para cada serviço, você precisa descrever quais são eles e deixar isso claro para o cliente também, para não ser criada uma falsa expectativa de que outra coisa que será entregue.
Vamos lá para um exemplo prático vendo a descrição com os critérios para a entrega “30 Publicações do Mês para o Instagram” – que inclusive pode estar na proposta e deve estar no contrato (minimamente escrito em algum lugar!):
Criação de 30 unidades mensais de posts na rede social Instagram. Em cada post, terá:
– Uma arte gráfica composta por imagens previamente fornecidas pelo contratante – Até 1080×1350 pixels de dimensão – Formato do arquivo fechado em PNG ou JPG – Possibilidade de uma frase na imagem correspondendo a até 20% do espaço disponível – Uma legenda de até 2.200 caracteres – Até 5 hashtags
Em gestão de projetos, chamamos isso de Escopo de Produto.
Aproveitando, você também pode incluir detalhamento de como será feita a entrega:
Serão feitos 1 post por dia. Eles serão entregues ao contratante por e-mail para aprovação com até 1 semana de antecedência da primeira publicação. Não inclui gestão de relacionamento nos comentários provenientes da publicação.
A equipe com essa descrição em mãos, bem como o conhecimento do processo de trabalho dessa entrega, tem a condição de mensurar o seu tempo com maior assertividade.
Caso o cliente venha a pedir algo que saia do que está descrito aqui, temos total condição de questionar, negar ou cobrar a mais por isso. ;)
O combinado não sai caro! E aqui temos acertado previamente e por escrito quais são as características do projeto/da entrega e até a forma que ela será feita.
Mensure o Custo de Produção em Hora/Homem
Uma vez mapeados os serviços/tipos de entrega e o tempo médio necessário de cada parte para a entrega da atividade, é possível calcular o custo em Hora/Homem.
Para isso, basta multiplicar o custo da hora de cada profissional pelo tempo necessário àquela atividade. Para não correr o risco de algo ter sido sub calculado, você pode consistentemente adicionar 10% de tempo para compensar “perdas” e tempos imprevistos na execução da atividade
Você pode aqui já calcular pelo custo final da hora, ou seja, multiplicar pela hora do profissional já considerando os encargos tributários.
Você poderá obter tanto o custo total da entrega, bem como por tipo de profissional alocado (Designer, Redator, Atendimento etc), além do tempo necessário de cada um para absorver a pauta.
Adicione os Custos Extras
Considere suas despesas fixas e variáveis, preveja suas taxas e impostos, saiba o seu overhead, considere os custos fixos e administrativos do seu negócio, como faria com a precificação de um produto qualquer.
Geralmente a soma disso soma cerca de 30% a mais, mas vai variar com o nível da sua agência. Consulte o seu contador!
Adicione a sua Margem de Lucro
Uma vez mapeados todos os custos, você pode adicionar a sua margem de lucro e multiplicar pelo markup.
Markup = 100/(100-(Despesas Fixas+Despesas Variáveis+Margem de Lucro Presumida))
Benchmarking: Faça uma Comparação com o Mercado e a Concorrência
Às vezes, o nosso custo pode ser R$100 mas o serviço valer R$1.000.
Faça uma pesquisa do quanto o mercado cobra por aquela entrega para não deixar de ganhar dinheiro. ;)
Da mesma forma, pode valer reduzir a margem de lucro para tornar o seu produto competitivo; ou adicionar à ele algum benefício como diferencial!
Mensure e Acompanhe o Custo de Produção das Entregas
Sabendo o tempo de produção, use essa informação na sua gestão.
Se couber esse dado no seu gerenciador de tarefas, adicione o custo por hora de cada colaborador e o tempo estimado para cada tipo de atividade, para comparar o previsto com o realizado.
Assim, você conseguirá emitir relatórios mostrando projetos e clientes mais ou menos lucrativos e tomar decisões estratégicas orientadas à dados (data-driven). ;)
Gerenciadores de tarefas que utilizei e ajudam nessa gestão:
Runrunit
Operand
Além desses, tem o Artia, que não usei efetivamente para opinar, mas vi que ele tem o Gantt e contador de tempo.
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MBA em Marketing e Branding e graduada em Design, trabalhou por 10 anos prioritariamente como gerente de projetos de agências de marketing digital e performance, já foi diretora de operações e sócia.
Tem experiência também com atividades comerciais, de controle de qualidade, atendimento, planejamento e fez especializações em gestão de processos, gestão financeira, experiência do usuário, design e linguagens de desenvolvimento web.
É diretora financeira e sócia do Fallen Tattoo Studio em Salvador, associada Jeunesse, palestra, escreve conteúdos para este site e outros que possui, e presta consultoria em gestão e otimização de processos principalmente para agências digitais. LinkedIn | Instagram
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